在2020年，隨著項目數量激增，公司原有的管理模式逐漸無法匹配業務的發展。公司曾嘗試使用一款OA軟件，用了2年下來之后發現軟件無法呈現經營結果，數據信息滯后，無法給老板提供經營數據。數據關聯性也較差，成本核算不清晰，無法有效幫助公司把控過程成本。最終，圖強公司決定棄用原有系統，尋找一個真正懂工程、懂項目的專業管理軟件。

2022年，圖強公司與紅圈接觸后，對紅圈團隊的專業能力給予了高度認可。

一方面，團隊所具備的深度行業洞察能力、經營管理輕咨詢能力，以及周到的服務與培訓支持，給圖強留下了深刻印象；另一方面，紅圈系統本身具備強大的自定義能力和便捷的操作體驗。尤其在項目資金收款、付款、墊資、利潤管理及成本把控等方面積累了豐富的行業經驗，且界面清晰直觀，便于一線員工使用。經過深入溝通，圖強最終決定將原有系統切換為紅圈軟件，并成功落地應用。自2022年啟用至今已逾四年，紅圈系統在圖強公司內部始終運行順暢。

針對圖強公司的核心管理需求，紅圈量身打造了一套覆蓋“資金、付款、成本”的閉環解決方案：

【挑戰】

項目合同特征各異，收款數據復雜。隨著項目增多，無法實時掌握每個項目的合同金額、開票金額、實收金額及應收賬款比例，收款提醒依賴人工，極易遺漏。

【紅圈方案】

紅圈系統為圖強構建了以項目為核心的“資金駕駛艙”。系統自動關聯合同、開票、收款全流程，形成動態更新的項目資金臺賬。管理層通過系統可實時查看每個項目的收款比例、合同金額、開票金額、收款金額、應收未收金額等關鍵指標。系統還能設置自動提醒功能，在關鍵收款節點前通知相關負責人，確保回款無遺漏。

紅圈系統資金管理模擬界面

紅圈系統資金管理模擬界面

【挑戰】

各項目過程中涉及的來往款項又多又雜，涉及到分包付款，供應商付款等，不同類型的合同付款條件也不同，且供應商付款賬期參差不齊，對下付款節點管控比較復雜，如果當下企業資金比較緊張，既要考慮合同履約真實性又要考慮排款計劃合理性，付款審批時缺乏數據依據，付款流程冗長，潛在風險較大。

【紅圈方案】

紅圈系統將“付款申請”與項目合同、收票、結算數據實時聯動。當一筆付款申請提交時，系統自動帶出該項目當前的收款比例、已付款金額、資金余額等關鍵信息，為領導審批提供了精確的數據支撐，讓每一筆付款都“有據可依”。幫助企業合理安排資金，在保障合同履約的同時，規避資金風險。

【挑戰】

項目成本涉及設備、材料、人工、報銷等多個方面。預算與實際成本需人工核對，極易出現超采、超支。項目多、周期長，線下商務、采購、財務、工程部的跨部門對賬工作量大，數據統計口徑不一，過程利潤無法動態知曉。

【紅圈方案】

紅圈為圖強打通了“預算-申購-采購-到貨-入庫-出庫”的完整管理鏈路。系統嚴格控制采購流程，一旦材料采購超出預算或計劃量，系統會自動預警，實現事前強控，從源頭避免成本損失。所有成本數據實時歸集，系統自動生成多維度的對賬報表和成本分析報表，極大地提高了跨部門協作效率和數據準確性，讓項目利潤一目了然。

自2022年切換至紅圈系統至今，圖強公司已成功應用紅圈系統4年，管理成效顯著：

● Before：老板想了解公司整體經營狀況，需要等待各部門月底匯總報表，數據滯后且口徑不一，決策往往滯后于業務變化。

● After：通過系統首頁視圖、項目信息簡報、管理分析報表等多種可視化工具，管理層可隨時查看公司現金流、應收應付、各板塊營收及銷售目標達成情況，經營狀況盡在掌握，決策效率大幅提升。

● Before：銷售、采購、財務、工程各自維護一套項目臺賬，數據歸口多、對賬難，一個簡單的數據核對往往需要跨部門反復溝通。

● After：以項目為核心的統一數據平臺，讓合同、收票、付款、結算等關鍵指標實時聯動，各部門在同一套數據體系下協同工作，溝通成本顯著降低，數據準確性也得到保障。

● Before：采購溝通依靠電話和微信，清單資料都是紙質流轉，材料超采、成本超支等問題往往在項目結束后復盤才發現，損失已無法挽回。

● After：紅圈系統打通了“采購申請-采購合同-進料檢驗-入庫-應付-付款”的管理閉環，一旦材料采購超出預算或計劃量，系統自動預警，實現事前強控，將問題消滅在萌芽狀態。

● Before：維保計劃依賴Excel記錄，幾十個項目全靠人工記憶，漏單、遺忘時有發生，不僅質保金回收容易錯過節點，維保商機也白白流失。

● After：系統支持維保計劃自動提醒，將維保服務與質保金回收關聯，讓售后服務從“被動救火”轉變為“主動經營”，既提升了客戶滿意度，也挖掘了新的業務增長點。